Outre le livre des recettes, certains auto-entrepreneurs peuvent avoir l’obligation de tenir également un registre des achats. Il s’agit d’un document comptable qui, en fonction de votre activité, est censé servir de récapitulatif de vos dépenses professionnelles. En cas de contrôle, il s’agit de l’un des éléments qui peuvent vous être demandés. Mais de quoi est-il réellement question et comment bien tenir un registre des achats auto-entrepreneur. On vous explique tout dans la suite de cet article.
Qu’est-ce qu’un registre des achats en micro-entreprise ?
Le registre des achats est un document récapitulatif des dépenses engagées durant une période (généralement pendant chaque exercice). Pour les auto-entrepreneurs, sa tenue n’est obligatoire que pour certaines activités bien spécifiques.
Dans un registre des achats, pour chaque opération, on doit retrouver les principaux éléments ci-après :
- le nom du tiers concerné ;
- la date de l’opération ;
- le mode de règlement ;
- les pièces justificatives de l’achat (reçus, factures…).
Lors des comptes annuels, il fera office de justificatif afin de prouver les sorties de fonds des comptes de l’entreprise.
Registre des achats et livre des recettes : quelle différence ?
Bien qu’il s’agisse de livres comptables, chacun a un rôle bien déterminé. Le registre des achats enregistre l’ensemble des achats réalisés par un micro-entrepreneur dans le cadre de son activité professionnelle. Il s’agit d’un récapitulatif annuel qui permet de garder des traces de chacune des dépenses professionnelles.
Quant au livre des recettes, il s’agit d’un document comptable qui permet d’avoir une trace des recettes réalisées par la micro-entreprise. Il convient donc d’opérer cette différenciation afin d’éviter de tout mélanger.
Qui est concerné par la tenue du registre des achats ?
L’obligation de tenir un registre des achats concerne essentiellement les entreprises enregistrées sous le régime de la micro-entreprise. Cependant, l’article L123-28 du Code du commerce va plus loin et apporte quelques précisions. Vous ne serez obligé de tenir un registre des achats que si vous êtes soumis au régime fiscal de la micro-entreprise (micro BIC ou micro BNC) et si vous trouvez dans l’une des situations suivantes :
- vous vendez des biens (denrées alimentaires ou non) ;
- vous fournissez des prestations d’hébergement et de restauration.
Si vous ne vous retrouvez pas dans cette catégorie, vous n’êtes donc pas obligé de tenir un registre des achats. Notons cependant qu’il s’agit d’un document comptable qui pourrait vous aider à mieux piloter votre activité professionnelle.
Sous quel format tenir son registre des achats ?
Selon toute évidence, chaque registre comptable doit être retranscrit sur un support. Ceci dans l’objectif de faciliter l’accès au récapitulatif de vos achats à l’administration fiscale.
Pour enregistrer les achats de votre micro-entreprise dans un registre, vous avez le choix entre :
- un registre format papier ;
- un registre au format Excel ;
- et un registre tenu à partir d’un logiciel de comptabilité comme MicroDesk.
Quel que soit le format, il peut être intéressant d’avoir une idée sur l’aspect global du registre. Cela pourrait être important lorsque vous ne disposez pas de grandes connaissances en comptabilité. N’hésitez donc pas à télécharger un modèle sur internet.
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Comment remplir un registre des achats en micro-entreprise ?
Pour remplir convenablement votre registre des achats, celui-ci doit laisser figurer certaines mentions obligatoires. Et peu importe le format choisi pour son registre, il ne doit plus être possible de modifier les informations une fois que celles-ci ont été enregistrées.
Il s’agit notamment :
- du montant TTC de chaque dépense ;
- de la date de paiement de la facture d’achat ;
- de la nature de l’achat réalisé (matériel, produit, service, etc.) ;
- de la référence de la facture ;
- de l’identification du fournisseur ;
- du mode de règlement (espèce, chèque, carte…).
Toutes les opérations doivent être enregistrées minutieusement et de façon chronologique. Vous avez acquis du matériel de bureau, des matières premières pour poursuivre la production ou avez renouvelé l’abonnement d’un outil essentiel ? Toutes les dépenses liées à la micro-entreprise doivent y être mentionnées ; et ce, quel que soit leur montant !
Par ailleurs, pour éviter que cette tâche ne devienne pénible, il vous est possible de regrouper vos différents achats par catégorie.
Bon à savoir !
En plus de la bonne tenue de votre registre des achats, il est indispensable de conserver les différentes pièces justificatives sur une période de 10 ans. Celles-ci vous seront utiles en cas de contrôle.
Rappel des autres obligations comptables en micro-entreprise
Si la tenue du registre des achats est obligatoire particulièrement pour les auto-entrepreneurs vendant des biens ou fournissant des prestations d’hébergement, il existe des obligations communes :
- la déclaration du chiffre d’affaires à l’URSSAF : il s’agit d’une déclaration de votre chiffre d’affaires qui doit impérativement se faire selon une périodicité définie (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) ;
- l’ouverture d’un compte pour la micro-entreprise : vous devez obligatoirement ouvrir un compte au nom de votre micro-entreprise lorsque votre CA dépasse 10 000 euros ;
- l’émission de factures : quelle que soit votre activité (vente de bien ou de service), il est indispensable d’émettre une facture après chaque vente.
