En tant qu’auto entrepreneur, la gestion des relances de factures impayées fera certainement partie de vos missions. Une mauvaise gestion peut entrainer des problèmes de trésorerie et mettre en péril l’avenir de votre micro-entreprise. Mieux vaut donc prévenir que guérir! Découvrons ensemble les outils de prévention et recours qui vous seront utiles.
Auto entrepreneur : quand relancer une facture?
L’importance des mentions légales et des CGV
Lors de l’établissement de vos factures et des conditions générales de vente (CGV), vous devez impérativement veiller à ce que celles-ci soient conformes à la réglementation en vigueur et que les mentions légales obligatoires y soient indiquées telles que:
- Le délai de paiement
- Le taux de pénalité de retard
- L’indemnité applicable en cas de recouvrement de facture
Si vous établissez des factures incomplètes, le processus de recouvrement risque d’être problématique.
➤ Pour aller plus loin, n’hésitez pas àconsulter notre article : la facture pour les auto entrepreneurs
Ce premier point met en lumière la nécessité, pour vous, de faire preuve de rigueur dans la gestion comptable de votre micro-entreprise afin d’être plus serein dans vos démarches de relance et de recouvrement de factures.
Quels sont les délais de paiement d’une facture?
Lorsque vous établissez une facture de professionnel à particulier, un délai légal de paiement de facture en tant que tel n’existe pas. En revanche, la date d’échéance est indiquée et celle-ci devra être respectée par votre client. Concernant le délai de paiement de professionnel à professionnel, celui-ci fait l’objet d’une réglementation. Le choix peut être fait entre:
- Le paiement comptant: votre client devra dans ce cas vous régler intégralement le jour de l’execution de votre prestation.
- Le paiement à réception: un délai fixé à maximum une semaine à compter de la livraison du bien ou service.
- Le paiement avec délai par défaut: lorsque le délai de paiement n’a pas été précisé dans le contrat, un délai par défaut est fixé, soit 30 jours à compter de la remise du bien ou du service.
- Le paiement avec délai négocié: les parties ont effectué un accord dans la limite de 60 jours à compter de l’émission de la facture.
Qu’est ce qu’un impayé?
En tant que professionnel, vous vous êtes engagé à fournir une prestation à un client. En échange, ce dernier vous doit retribution sur la base du devis accepté et de la facture présentée. Votre client est donc tenu de vous rémunérer et ce dans le respect des délais impartis mentionnés dans votre facture et CGV. Dépassé ce délai, le client est considéré comme n’ayant pas honoré ses obligations à votre égard. Un impayé est donc un engagement financier non honoré que vous pouvez retrouvez sous différentes formes, à titre d’exemples: :
- Prélèvements automatiques rejetés par la banque pour insuffisance de paiement
- Factures non réglées à la date initialement prévue
- Echéances non respectées
En tant qu’auto-entrepreneur, si vous êtes confrontés à des retards de paiement, vous devrez rapidement réagir afin d’éviter des problèmes de trésorerie. Pour ce faire, des moyens existent pour vous aider à recouvrer vos créances. Gardez en mémoire qu’il vaut mieux prévenir que guérir, l’anticipation et l’organisation seront donc de rigueur.
Pour en savoir plus sur les impayés auto-entrepreneur, consultez notre article à ce sujet.
Conseils : Choisissez un outil de gestion et anticipez !
Avant de mentionner les possibilités de recouvrement que vous pourriez mettre en application, découvrez:
- Un récapitulatif des bonnes pratiques à adopter afin de prévenir les impayés et maintenir des relations professionnelles pérennes
- Comment gérer vos factures et relances avec Microdesk
Recouvrement: les moyens mis à votre disposition
Nous distinguerons deux grandes phases de recouvrement: le recouvrement à l’amiable et la phase judiciaire:
Le recouvrement à l’amiable fait réfèrence à la totalité des démarches non judiciaires que vous avez entrepris en tant qu’auto entrepreneur créancier pour récupérer les impayés. Il s’agit d’une étape nécessaire avant d’avoir recours, dans le cas échéant, à une procédure plus sérieuse car judiciaire.
Vous vous posez certainement la question de savoir comment demander poliment le paiement d’une facture ? Comment écrire une lettre de relance? Combien de relances à l’amiable pourriez-vous faire? Trouvez ci-après réponses à vos questions !
Comment relancer une facture impayée ?
Tenter de joindre directement son client par téléphone est la première pensée qui viendrait à l’esprit. En effet, c’est une action spontanée et rapide et qui peut conduire à un résultat positif. Néanmoins, « la parole s’envole mais l’écrit reste » il serait donc judicieux après votre appel d’envoyer un email ou un courrier récapitulatif de votre demande. Ainsi, en cas d’impayé, votre première démarche serait d’envoyer une lettre de relance à votre client.
Sachez qu’une lettre de relance est une action systématique face à un impayé qui peut être simplement dû à un oubli. Il est courant de réaliser vos relances par email et si vous jugez necessaire vous pourriez l’envoyer en recommandé avec accusé de réception.
Ainsi, les étapes du recours à l’amiable vous permettent de rappeler de façon aimable, à votre client que le délai de paiement de sa facture est arrivé à échéance.
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| Quoi envoyer | Quand |
|---|---|
| 1ère lettre de relance | À échéance de la facture |
| 2ème lettre de relance | 15 jours |
| 3ème lettre de relance | 21 jours |
| Procédure de recouvrement | 30 jours |
| Recouvrement judiciaire | 2 mois |
Lettre de première relance
Les éléments que vous devez mentionner :
- Nom et adresse du créancier et du client
- Votre n° de facture impayée, sa date et le montant
- La date de l’échéance
- Une copie de la facture
Nous vous conseillons d’adopter un ton non agressif et non menaçant. L’objet de votre lettre est d’informer votre client de son retard et de mettre ainsi les meilleures chances de votre coté pour qu’il régularise sa situation auprès de vous. Microdesk met à votre disposition, un modèle de lettre de première relance téléchargeable et modifiable
Vous l’aurez compris, vous devez non seulement être à jour sur votre comptabilité mais également être efficace afin de repérer directement les retards et avoir à disposition toutes les informations nécessaires pour effectuer correctement les relances et le suivi.
Des logiciels de facturation vous propose un ensemble de fonctionnalités qui vous secondent et vous font gagner du temps, vous rendant ainsi plus performant et pertinent, diminuant votre stress le jour J.
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Relance facture impayée 2ème rappel
Vous avez envoyé votre première lettre de relance mais celle-ci est restée sans réponse.
Il se peut que votre client n’ai pas pris connaissance de votre email, ou n’a toujours pas eu la possibilité de procéder au paiement faute de temps …plusieurs hypothèses sont possibles! Indépendamment des véritables raisons, il est temps pour vous de passer à la vitesse supérieur et d’envoyer une deuxième piqure de rappel qui fait partie des étapes du recouvrement amiable.
Ces étapes constitueront pour vous également des preuves matérielles en cas de procédure judiciaire.
Un modèle de deuxième lettre de relance, téléchargeable et modifiable, est mis à votre disposition.
Troisième relance
Vos deux précédentes relances sont restées sans réponse. Une troisième lettre marque généralement la fin d’un recouvrement amiable et sera votre dernière relance. Si cette dernière n’a également pas permis le règlement de la facture par votre client, il vous faudra envoyer une mise en demeure de payer au client.
Vous pouvez télécharger ci-dessous, notre modèle de lettre pour une troisième relance.
Bon à savoir
Mise en demeure: la lettre de recommandée avec accusé de réception est juridiquement valable même dans le cas où votre créancier ne la recupére pas.
En cas de retour de courrier, il vous incombera de conserver le pli original sans l’ouvrir ni le modifier.
Comment s’y prendre afin de procéder à un recouvrement à l’amiable ?
Vous travaillez avec une entreprise en tant qu’auto entrepreneur et cette dernière peine à payer vos factures dans les temps ? Alors vous nous vous avons soumis les meilleurs renseignements dans le but de gérer au mieux cette situation. En effet, vous devez par exemple relancer l’entreprise en question, vérifier les délais de paiements mentionnés sur la facture. De plus, nous vous avons expliqué qu’il existait deux types de recouvrement, à savoir celui à l’amiable ainsi que la phase judiciaire. Et c’est justement au sujet du premier que nous allons nous intéresser de plus près. Dans le cas où vous seriez attiré par ce dernier, alors vous allez pouvoir découvrir ce qu’est une procédure de recouvrement amiable.
Dans l’hypothèse où vous voudriez passer par un recouvrement à l’amiable, alors vous devez en amont prendre connaissance des diverses démarches ainsi que des points positifs dont vous allez pouvoir bénéficier. Dans le cas où vous souhaiteriez effectuer un recouvrement en ligne, alors vous devez savoir que c’est bel et bien possible par le biais de certains sites sur le web. De ce fait, ne tardez plus et rendez-vous vers ces sites en ligne.
Quels autres recours en tant qu’auto entrepreneur?
La mise en demeure et ses mentions légales:
Après une 3ème lettre de relance restée sans réponse, la phase dite amiable touche à sa fin. Vous pouvez désormais envoyer un courrier de mise en demeure à votre client qui aura une valeur juridique à condition d’y indiquer les mentions légales nécessaires. Son envoi devra être effectué au travers d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Ce qui constituera avec vos précédentes relances, la preuve de vos efforts et démarches durant toute la période de recouvrement à l’amiable. Cette notification de mise en demeure est encadrée par l’article L441-6 du Code de commerce et des conditions générales de vente. Il s’agit d’une étape indispensable avant que vous saisissiez la justice et doit comporter des mentions obligatoires pour être prise en compte par celle-ci:
- Coordonnées exactes de l’expéditeur et du destinataire
- La mention obligatoire et claire de « mise en demeure » de payer en précisant qu’a défaut de recouvrement, une action en justice sera réalisée
- La synthèse des faits reprochés au débiteur
- les conséquences judiciaires possibles
- Un délai, court et réaliste
- Signature du créancier et conservation par celui-ci d’une copie de la lettre recommandée envoyée
Faire appel à des sociétés de recouvrement
Si vous le souhaitez, vous pouvez également opter pour déléguer cette procédure en faisant appel à une société de recouvrement de créances. Elle se chargera en votre nom, de realiser les démarches necessaires de recouvrement pour arriver à l’obtention du réglement de votre ou vos facture(s) impayée(s).
Si vous optez pour cette solution, prévoyez un cout se situant en moyenne entre 10 % et 30% du montant de la créance à récupérer.
La procédure de recouvrement simplifiée
Il s’agit d’une procédure qui se réalise par l’intermédiaire d’un huissier de justice ( décret n° 2016-285 relatif à la loi Macron du 6 août 2015) et qui peut être saisie si le montant de votre facture impayée est inferieur à 4000 €.
L’ordonnance d’injonction de payer
Votre client est resté de marbre face à la mise en demeure envoyée, vous pourrez saisir le tribunal de commerce. Il s’agit d’une procédure considerée comme étant rapide et non contradictoire qui permet d’éviter une comparution au tribunal.
Il vous faudra adresser une requête au tribunal où est domicilié votre client. Le montant de votre créance déterminera le formulaire Cerfa à remplir ainsi que le tribunal compétent. Le juge pourrait alors délivrer une ordonnance d’injonction de paiement que vous pourriez transmettre à votre client par voie d’huissier.
Cette procédure exige normalement que la créance ait une preuve contractuelle ( bon de commande ou contrat signé par le client) ainsi qu’un montant déterminé. Il vous faudra aussi apporter des justificatifs quant à la mise en demeure, tels que l’accusé de réception ou la non réception de celle-ci face à son destinataire.
Si la décision rendue est satisfaisante pour vous , il vous sera possible de prendre attache avec un huissier afin que ce dernier puisse dans un délai de 6 mois afin faire signifier l’ordonnace au débiteur.
Lorsque l’ordonnance sera signifiée et si celle-ci n’a pas connu d’opposition de la part du débiteur dans un délai attribué d’un mois auprès de la juridiction saisie, vous pourrez demander l’exécution de ladite ordonnance ( obtention d’un titre exécutoire) auprès du greffe de la juridiction saisie.
Le référé-provision
Il s’agit d’une procédure au cours de laquelle votre client sera appeler à comparaître devant le tribunal. Cette procédure est envisageable si votre client :
- Ne fait pas l’objet d’un redressement judiciaire
- Ne réside pas à l’étranger
- Ne vous a pas adressé un chéque sans provision
Si vous obtenez gain de cause, l’ordonnance prononcée par le juge est exécutoire de plein droit, en d’autres termes même en cas de contestation de la décision rendue, ce dernier sera tenu de vous régler les sommes dues sans attendre la fin du délai d’appel.
L’assignation en paiement
Il s’agit d’une procédure qui vise à contraindre votre débiteur de vous payer grâce à un jugement en votre faveur du tribunal de commerce et qui exige la présence d’un avocat. Elle est recommandée en cas de contestation de la créance par votre client.
