La mise en place d’un guichet unique à l’INPI à la place des chambres consulaires

Créé en 1951, l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) avec jusque-là pour principale mission d’enregistrer et de délivrer les titres de propriété individuelle. Mais avec le décret du 1^er août 2020, complété par celui du 18 mars 2021, l’institut est désormais opérateur du guichet unique électronique pour les formalités des entreprises. À terme, ledit guichet a vocation à se substituer aux Centres de formalités des entreprises (CFE). De ce fait, même si son accès reste facultatif pour le moment, il sera rendu obligatoire à partir du 1^er janvier 2023. Qu’est-ce que cela implique et qu’est-ce qui change concrètement avec ce guichet unique à l’INPI ? On vous fait le point.

Guichet électronique des formalités d’entreprises : une innovation de la loi PACTE

Pour rappel, toutes les formalités liées à la création, à la modification ou à la cessation d’une entreprise s’effectuent pour le moment auprès de différents organismes. Il s’agit entre autres des chambres consulaires (CMA/CCI), des greffes des tribunaux de commerce ou encore de l’Urssaf.

C’est donc dans l’optique de permettre aux entreprises de se développer plus facilement que le Plan d’action pour la croissance et la transformation des entreprises (loi PACTE) du 22 mai 2019 a été élaboré. Et l’une des principales innovations de cette loi est la création d’un guichet unique électronique pour les formalités des entreprises.

En résumé, le guichet électronique des formalités d’entreprises ou guichet unique est un service informatique qui permet aux entreprises de réaliser plus facilement un certain nombre de démarches administratives. C’est donc à ce guichet que devront être envoyés, par voie électronique, tous les dossiers de création, de modification et de cessation d’activité.

Un déploiement en plusieurs phases

Comme indiqué précédemment, l’objectif de la loi PACTE est de simplifier les démarches aux entreprises en remplaçant tous les centres de formalités par un guichet unique électronique. Cependant, notons que le déploiement se fera en plusieurs phases pour permettre à tous ces centres de s’adapter au nouveau dispositif. Il s’agit donc d’une transition progressive qui s’opérera de 2021 à 2023.

Tout d’abord, il faut noter que la gestion et le bon fonctionnement du guichet unique électronique ont été confiés à l’INPI (Institut national de la propriété industrielle). De ce fait, l’institut a désormais en charge :

• le service électronique qui permet aux créateurs d’entreprises et aux entreprises d’effectuer toutes les démarches liées à la création, la modification et la cessation d’activité d’une part, et s’occupe des formalités d’accès à des professions réglementées, d’autre part ;
• et un deuxième service à partir duquel les ressortissants de l’Union européenne ou d’États de l’Espace économique européen (EEE) pourront réaliser les formalités d’accès à des professions réglementées.

C’est le décret du 18 mars 2021 qui a permis à l’INPI de mettre en œuvre la première phase de ce projet. Il précise également le fonctionnement du guichet unique électronique ainsi que les différentes modalités de dépôt des formalités. Après cette phase d’entrée en vigueur, le guichet a été officiellement ouvert le 1^er avril 2021. Rappelons que cette ouverture était prévue pour le 1^er janvier 2021.

La deuxième grande phase concernait l’ouverture du guichet à tous les mandataires ; chose faite depuis le 1^er juillet 2021. Depuis le début de cette année, le service a été généralisé à toutes les entreprises. Il s’agit pour le moment d’une période transitoire au cours de laquelle les entreprises peuvent continuer d’effectuer leurs démarches auprès des CFE dont elles dépendent.

Cependant, à partir du 1^er janvier 2023, le guichet unique électronique remplacera toutes les CFE. Son utilisation sera donc obligatoire et l’INPI deviendra le seul acteur autorisé à recevoir l’ensemble des formalités des entreprises.

Fonctionnement du guichet électronique des formalités d’entreprises

Mis en place par la loi PACTE de 2019, le nouveau guichet unique des formalités d’entreprises est opérationnel depuis le 1^er avril 2021. Il est géré par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) et est accessible à l’adresse web : https://procedures.inpi.fr/. Nous vous conseillons de la mettre dans vos signets afin de pouvoir accéder facilement au service n’importe où et quand vous le souhaitez.

Pour qui ?

Les formalités qui peuvent être effectuées sur le guichet unique concernent tous les chefs d’entreprises, dirigeants ou micro-entrepreneurs. Les démarches peuvent être réalisées directement par ceux-ci, mais ils ont aussi la possibilité de les confier à un délégataire ou à un mandataire.

Pour le délégataire, il faut prévoir une délégation et pour le mandataire, il faut prévoir un contrat de mandat. En effet, une copie de l’un ou l’autre de ces actes doit être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le portail du guichet unique électronique.

Comment fonctionne le guichet électronique des formalités d’entreprises ?

Le guichet électronique des formalités d’entreprises (ou guichet unique) est un site web sécurisé accessible à l’adresse : www.procedures.inpi.fr. Il permet à toute entreprise d’effectuer ses procédures de déclaration, de modification ou de cessation d’activités. Le guichet unique constitue donc une plateforme d’échange d’informations entre les entreprises et les administrations concernées par les formalités dont il est question.

Pour cela, il faut :

• se rendre sur le portail en saisissant l’adresse web dans la barre de recherche de votre navigateur sur ordinateur, tablette ou mobile ;
• créer votre compte personnel, si vous n’en avez pas encore un sur le portail ;
• se connecter à son espace personnel à partir de vos informations de connexion ou à partir de vos identifiants « FranceConnect »
• saisir les informations nécessaires à la demande que vous voulez effectuer puis joindre les pièces dématérialisées obligatoires ;
• valider le dossier afin de payer les frais liés à la formalité que vous souhaitez effectuer

Jusqu’au 31 décembre 2022, la demande effectuée est transmise au CFE compétent pour qu’elle soit traitée par celui-ci. Les données issues de chaque formalité seront donc stockées dans les registres et répertoires actuels. Mais à partir du 1^er janvier 2023, les dossiers seront traités par l’organisme unique (l’INPI). Les données des entreprises seront alors disponibles dans le registre national des entreprises qui a été mis en place par la loi PACTE.

Pour aider les déclarants, il a été mis en place sur le portail un chatbot dénommé : A.PI, l’assistant virtuel. Il a été programmé pour répondre à certaines questions concernant le fonctionnement du guichet unique et les formalités qui peuvent y être effectuées.

Quelles sont les démarches concernées ?

Sur le portail procedures.inpi.fr, les entrepreneurs et les entreprises peuvent effectuer toutes les démarches de création, de modification et de cessation d’activité.

Pour la création, il s’agit des démarches d’immatriculation et de déclaration de début d’activité. Comme vous le savez certainement déjà, ces démarches sont obligatoires pour donner une existence légale à votre entreprise. À partir de ce moment, vous serez alors en mesure de proposer vos produits ou services, réaliser des ventes et facturer vos clients.

Les démarches concernent tout changement d’activité, d’adresse, de raison sociale ou encore de statuts pour les sociétés. Elles vous permettront alors de mettre à jour tout changement effectué dans la vie de votre entreprise. Enfin, les démarches de cessation d’activité s’effectuent lorsqu’on souhaite arrêter les activités d’une entreprise.

Mais ce n’est pas tout ! Les sociétés ont également la possibilité d’effectuer les procédures de dépôt des comptes à la fin de chaque exercice annuel sur le guichet unique.

Pour plus d’informations, vous pouvez contacter l’INPI directement par téléphone au +33 (0)1 56 65 89 98, du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h 30 et de 13 h 30 à 18 h.