Même si la micro-entreprise est une aventure passionnante, elle comporte également de nombreux défis. La gestion des finances, essentielles pour le bon développement de votre activité, est l’un de ces principaux défis. Ainsi, en tant que chef d’entreprise, vous devez maîtriser certains aspects essentiels tels que la date d’encaissement. En effet, c’est un concept qui, s’il n’est pas bien maîtrisé, peut entraîner des complications lors de la déclaration de votre chiffre d’affaires (CA). Il faut savoir qu’en fonction du moyen utilisé pour encaisser des paiements, la date d’encaissement sera différente. Explications.
Rappel, la date d’encaissement en micro-entreprise
La date d’encaissement est un concept clé dans la gestion financière d’une micro-entreprise. En termes simples, la date d’encaissement est le jour où vous recevez effectivement le paiement pour un produit ou un service. C’est elle qui sera prise en compte pour la déclaration de vos revenus et non la date à laquelle la facture a été émise.
La date d’encaissement est importante pour plusieurs raisons. Mais retenez qu’elle détermine le moment où vous devez déclarer le revenu aux fins de l’impôt. Pour rappel, les auto-entrepreneurs sont tenus de déclarer leur CA sur une base mensuelle ou trimestrielle, en fonction de leur choix. Cela signifie que vos revenus doivent être déclarés dans le mois ou le trimestre où ils ont été encaissés.
Si vous recevez par exemple un paiement après le 31 décembre 2023, il sera déclaré en 2024, même si la facture a été émise avant le 31 décembre. Plus de détails dans cet article.
Date d’encaissement et moyen de paiement
Comme nous venons de le voir, en micro-entreprise, la date d’encaissement est celle que vous devez utiliser pour la déclaration de vos revenus. Cependant, il faut faire attention, car il y a des spécificités à maîtriser en fonction du moyen de paiement utilisé. Pour rappel, l’auto-entrepreneur a le choix entre de nombreuses solutions pour encaisser ses paiements :
- les espèces ;
- les virements ;
- les chèques ;
- les intermédiaires tels que les mini terminaux de paiement électronique, les plateformes de paiement…
Quelle date d’encaissement pour les paiements par chèque ?
Comme vous le savez certainement déjà, vous avez un délai de 1 an et 8 jours pour déposer un chèque sur votre compte. Cependant, un chèque est réputé encaissé à partir du moment où vous l’avez reçu en main ! Cela signifie que même si vous ne déposez pas immédiatement le chèque sur votre compte, c’est à la date à laquelle elle vous a été remise qui est considérée comme la date d’encaissement.
Exemple : Vous avez reçu un chèque le jeudi 29 juin 2023. Vous l’avez déposé le vendredi 30 juin 2023 et celui-ci apparaît sur votre compte le 4 juillet 2023. Pour la déclaration, la date d’encaissement est celle du jeudi 29 juin 2023. Cela signifie que ce paiement sera déclaré en juillet sur le CA de juin.
La date d’encaissement d’un chèque est donc celle de sa délivrance en main propre, même s’il s’agit d’un chèque sans provision. Vous avez reçu le chèque par la poste ? La date d’encaissement correspond à la date de réception de la lettre par la poste. Ce sera à vous de mettre en place de bonnes pratiques de gestion pour éviter des mésaventures avec l’administration.
Les paiements en espèces
Pour les paiements en espèces, la règle est la même que pour les paiements par chèque. La date d’encaissement est celle à laquelle vous avez reçu les espèces en main. Même si en micro-entreprise, vous n’êtes pas tenu de déposer les espèces sur votre compte bancaire, vous ne devez surtout pas oublier de les mentionner dans votre livre de recettes.
Les paiements par virement bancaire ?
Comme vous devez certainement vous en douter, la date d’encaissement pour un paiement par virement bancaire n’est rien d’autre que celle à laquelle l’argent apparaît sur votre compte. Cela s’explique par le fait qu’un virement peut prendre plusieurs jours et le client a la possibilité de l’annuler avant réception.
Date d’encaissement : qu’en est-il des intermédiaires ?
Il s’agit des solutions que vous pouvez utiliser pour recevoir des paiements. Elles s’occupent généralement de la facturation en votre nom, encaissent puis vous versent le montant dû. On peut citer :
- les plateformes de mise en relation (Malt, Upwork…) ;
- les marketplaces (Amazon, Etsy…) ;
- les solutions de paiement (PayPal, Stripe…) ;
- les mini Terminaux de paiement électronique (TPE).
Pour ces intermédiaires, la date d’encaissement est celle à laquelle l’argent a été encaissé par le service dont il est question. Prenons l’exemple d’un auto-entrepreneur qui vend sur Etsy. La déclaration des revenus doit être faite sur la base de la date à laquelle le client a effectué sa commande, même si le virement Etsy ne vous parvient que 3 jours après.
Il en est de même pour un professionnel qui propose ses services sur une plateforme comme Malt. Pour un auto-entrepreneur qui facture un client le 2 juillet 2023 par exemple, la date d’encaissement n’est rien d’autre que le 2 juillet ; et ce même si le paiement de la plateforme vous parvient après une dizaine de jours.
Enfin, pour les TPE et les solutions de paiement comme Stripe, la date d’encaissement à prendre en compte est celle à laquelle ils encaissent votre client.
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