En tant que professionnel, l’auto-entrepreneur peut, dans le cadre de certaines missions, être amené à avancer des frais au nom et pour le compte de son client. Mais comme vous le savez certainement, le régime de la micro-entreprise ne vous permet pas, en principe, de déduire des frais professionnels de votre chiffre d’affaires (CA). Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est qu’il est possible de facturer ces dépenses au client sous la forme de frais de débours. Peu connue, cette solution peut s’avérer plutôt très utile en micro-entreprise. De quoi s’agit ? Comment ça fonctionne et comment les facturer ? Zoom sur les frais de débours auto-entrepreneur.
Frais de débours auto-entrepreneur : qu’est-ce que c’est ?
On parle de frais de débours auto-entrepreneur, ou tout simplement débours, pour désigner l’ensemble des sommes qu’il a eu à avancer pour le compte du client dans le cadre de la réalisation d’une mission ou d’une prestation. Le principe est de se faire rembourser intégralement par le client ces dépenses qui ont été effectuées.
Prenons l’exemple d’un plombier auto-entrepreneur qui a été choisi par un client pour réaliser des travaux à son domicile. Pour acheter les matériaux de travail, il doit demander au fournisseur d’établir la facture au nom du client final. Il pourra ainsi se faire rembourser ces achats par son client.
Vous souhaitez travailler à votre compte dans le secteur de la plomberie en tant qu’auto-entrepreneur ? Vous envisagez de créer votre propre entreprise, mais vous ne savez pas quel statut juridique est le mieux adapté à votre situation personnelle. Devriez-vous opter pour une micro-entreprise plutôt que pour une plus grande entreprise ?
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Cependant, il ne faut surtout pas confondre frais de débours et coûts d’achat ou frais de fonctionnement. Ces derniers concernent plutôt les dépenses engagées par l’auto-entrepreneur pour développer sa micro-entreprise. Contrairement au carreleur de l’exemple plus haut, un antiquaire auto-entrepreneur peut être amené à acheter des objets qu’il se charge ensuite de restaurer avant de les revendre. Les dépenses effectuées dans ce cas ne sont donc pas considérées comme des frais de débours, puisqu’elles n’ont pas été engagées au nom et pour le compte du client.
Quelles sont les dépenses concernées ?
Comme nous avons pu le voir précédemment, les frais de débours auto-entrepreneur concernent, en règle générale, l’ensemble des dépenses engagées pour une mission ou une prestation et facturées au nom du client. Les dépenses qui peuvent être facturées comme débours concernent donc principalement :
- les frais de déplacement (hors frais kilométriques) pour une mission, à condition que le client ait accepté de les payer ;
- les frais d’achat de marchandises, de matières premières et de matériaux nécessaires à la réalisation d’une prestation ou d’une mission ;
- les frais postaux engagés pour l’envoi de marchandises.
Bon à savoir
Bon à savoir ! Les frais kilométriques ne sont pas considérés comme des frais de débours auto-entrepreneur, parce qu’il n’est pas possible d’obtenir une facture au nom du client.
Comment facturer les frais de débours auto-entrepreneur ?
Les frais de débours auto-entrepreneur présentent des avantages aussi bien pour le professionnel que pour son client. Il faut savoir que les débours sont des remboursements de frais avancés aux clients. De ce fait, ils sont exclus de la base d’imposition, conformément à l’article 267 du Code général des impôts.
Grâce aux frais de débours, le micro-entrepreneur pourra déduire les sommes remboursées par son client au moment d’effectuer ses déclarations de CA et d’impôt sur le revenu. Il s’agit donc d’une méthode légale pour déduire les charges de votre micro-entreprise.
Mais pour que des dépenses soient considérées comme des frais de débours auto-entrepreneur, il faut respecter un certain nombre de règles.
Signature d’un accord avec le client : mandat de débours
Pour commencer, il faut obligatoirement obtenir l’accord du client d’engager des dépenses en son nom ; d’où la signature d’un accord écrit avec le client. Dans cet accord qui est connu sous le nom de mandat de débours, on doit retrouver des informations importantes telles que :
- le contrat ;
- la nature des achats à réaliser ;
- le budget maximum à allouer pour les achats à réaliser.
Pour l’auto-entrepreneur, cet accord est très important, car il peut servir plus tard de preuve en cas de contestation des dépenses par le client.
Faire établir les factures des fournisseurs au nom du client
Pour être considérés comme des frais de débours auto-entrepreneur, toutes les dépenses effectuées doivent être obligatoirementfacturées par le fournisseur au nom du client final. Dans le cas contraire, ces dépenses seront considérées comme des charges non déductibles de votre CA.
Reporter sur votre facture le montant exact des dépenses
En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes tenu de facturer vos différentes prestations. Pour rendre vos frais de débours légaux, il faudra les reporter au centime près sur la facture qui sera envoyée au client. On doit retrouver sur votre facture le nom du fournisseur ainsi que le n° de facture qu’il a émise au nom et pour le compte du client final.
Bon à savoir
Bon à savoir ! Vous ne pouvez pas demander le remboursement d’un montant supérieur aux dépenses effectuées. Ici, aucune marge n’est autorisée. Le report doit être fait au centime près, sinon il n’est plus question de frais de débours.
Conserver une copie des justificatifs
Pour finir, vous devez toujours veiller à conserver une copie de toutes les factures et autres justificatifs établis au nom et pour le compte du client final. Vous pouvez les archiver en annexe de votre propre facture. Ainsi, en cas de contrôle, vous n’aurez aucun mal à justifier les différences entre les sommes que vous avez encaissées et le CA réellement déclaré.
Pour rappel, tous les justificatifs pour la comptabilité d’un auto-entrepreneur doivent être conservés pendant 10 ans.
