Mis en place en 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a transformé la façon dont les entreprises, grandes et petites, gèrent les données personnelles de leurs clients. L’activité de votre micro-entreprise vous amène à récolter et gérer des données personnelles ? Vous êtes aussi concerné et vous avez l’obligation de suivre ces règles en matière de collecte, de stockage, d’utilisation et de sécurisation des données.
Mais qu’est-ce que le RGPD exactement ? Qu’est-ce que cela implique pour un auto-entrepreneur ? Comment se mettre en conformité ? Zoom sur le RGPD en micro-entreprise.
Comprendre le RGPD
Le Règlement général sur la protection des données, ou RGPD, est une réglementation de l’Union européenne (UE) mise en place en mai 2018. Il vise à protéger les droits des individus en ce qui concerne leurs données personnelles et à responsabiliser les entreprises quant à la manière dont elles collectent, stockent et utilisent ces données.
Le RGPD donne aux individus un certain nombre de droits, parmi lesquels on peut citer :
- le droit d’information : les entreprises doivent donner des informations sur la manière dont elles utilisent les données d’une personne ;
- le droit d’accès : toute personne peut demander à avoir accès aux données qu’une entreprise détient à son sujet ;
- le droit à l’oubli : dans certaines circonstances, chaque personne peut demander à une entreprise de supprimer ses données ;
- le droit à la portabilité des données : toute personne a le droit de récupérer, sous une forme réutilisable, ses données puis les transférer à un tiers ;
- le droit à la notification : en cas de violation de la sécurité des données avec un risque élevé pour les personnes, le responsable du traitement doit les notifier rapidement, sauf dans certaines situations.
Pourquoi le RGPD est-il si important ? Tout simplement parce qu’il place l’individu au centre de la protection des données. Avec l’évolution du numérique, les données personnelles sont un actif précieux qui, s’il n’est pas correctement géré, peut être source de risques tant pour l’individu que pour l’entreprise. Les entreprises qui ne respectent pas le RGPD s’exposent à des sanctions financières, sans parler des dommages potentiels pour leur réputation.
En tant qu’auto-entrepreneur, vous pourriez penser que le RGPD ne s’applique pas à vous parce que vous êtes une petite entreprise. Cependant, la réalité est que le RGPD s’applique à toutes les entreprises qui traitent les données personnelles des résidents de l’UE, quelle que soit leur taille. Il s’agit donc de l’une de vos obligations d’auto-entrepreneur.
Le RGPD en micro-entreprise
En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes probablement amené à collecter et à traiter des données personnelles :
- les adresses e-mail de vos clients ;
- leurs numéros de téléphone ;
- leurs adresses de livraison ;
- ou même leurs préférences en matière de produits ou de services…
Toutes ces informations sont considérées comme des données personnelles aux yeux du RGPD. Cela signifie que vous avez des responsabilités spécifiques sur la manière dont vous collectez, stockez, utilisez et sécurisez ces données. À cet effet, vous devez :
- Fournir des informations sur la manière dont vous utilisez les données. Cela pourrait prendre la forme d’une politique de confidentialité claire et accessible sur votre site web.
- Obtenir le consentement des individus avant de collecter leurs données, dans la plupart des cas. Cela peut se faire par le biais de cases à cocher lors de l’inscription ou d’un achat.
- Garantir la sécurité des données que vous collectez. Cela peut impliquer des mesures techniques comme le chiffrement ou des mesures organisationnelles comme la restriction de l’accès aux données.
- Répondre aux demandes d’accès aux données de chaque personne. Si un client vous demande de voir quelles données vous détenez à son sujet, vous devez être en mesure de répondre à cette demande.
- Supprimer les données des individus si elles ne sont plus nécessaires, ou si une personne en fait la demande.
Comprendre ces responsabilités peut sembler complexe, surtout si vous êtes seul dans votre entreprise. Cependant, il est crucial de se conformer au RGPD pour éviter les sanctions et protéger la réputation de votre entreprise.
Plus d’informations sur le site de la Cnil : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees.
Comment se mettre en conformité ?
Voici les principales actions à mettre en place pour être en conformité avec le RGPD dans votre micro-entreprise.
Effectuer un audit de vos pratiques
La première étape pour se conformer au RGPD est d’effectuer un audit de vos pratiques. Il s’agira de vérifier les données personnelles que vous collectez, pourquoi vous les collectez, comment vous les stockez et avec qui vous les partagez.
Cette première d’audit de données vous aidera à comprendre ces éléments et à identifier les domaines où vous devez améliorer votre conformité. Vous pouvez formaliser toutes les informations obtenues au sein d’un registre unique. Cela vous permettra également de savoir si les outils que vous exploitez sont conformes au RGPD ou pas.
Mettez en place une politique de confidentialité conforme au RGPD
Vous devez communiquer sur la manière dont vous utilisez les données. Cela devrait être expliqué dans une politique de confidentialité claire et accessible. Assurez-vous de couvrir tous les points requis par le RGPD, comme le type de données que vous collectez. Pourquoi les collectez-vous ? Comment assurez-vous leur protection ? etc.
Ensuite, vous devez vous assurer d’obtenir clairement le consentement de vos clients, utilisateurs, prospects… avant de collecter leurs données. Ce processus se doit aussi d’être conforme au RGPD. À cet effet, le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
Sécuriser les données collectées
Enfin, le RGPD vous impose d’assurer la protection des données personnelles que vous collectez. Pour cela, vous devez :
- conserver les données collectées en différents lieux bien sécurisés ;
- sécuriser l’accès à ces données avec un mot de passe puissant, une clé de cryptage…
- veillez à ce que seules les personnes autorisées aient accès aux données personnelles de vos clients, utilisateurs, prospects…
