Les auto-entrepreneurs seront-ils concernés par la facturation électronique obligatoire ?

En 2020, la loi des finances présentée par le gouvernement a introduit une mesure rendant obligatoire la transition vers la facturation électronique. Celle-ci aura pour avantage l’amélioration du suivi des factures, permettra un meilleur contrôle et rendra plus simples les échanges entre entreprises. Cependant, pour l’heure, la mise en place effective du dispositif a été segmentée et ne sera généralisée que progressivement.

Elle concerne déjà l’ensemble des entreprises travaillant avec le secteur public. En d’autres termes, depuis l’annonce de la mesure, toutes les factures à destination du secteur public devront être transmises par voie électronique. En revanche pour le reste (les auto-entrepreneurs, les petites, moyennes et grandes entreprises), notamment les entreprises soumises à la TVA, la dématérialisation se fera entre le 1^er janvier 2024 et le 1^er janvier 2026. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la facturation électronique obligatoire pour les auto-entrepreneurs dans ce guide complet.

Facturation électronique : de quoi s’agit-il ?

Avant de poser le cadre de l’obligation de facturation électronique pour les micro-entreprises, il convient d’effectuer un bref rappel sur le fonctionnement de ce système.

Définition de la facture électronique

Encore appelée e-facture ou e-invoice (de son anglicisme), la facture électronique est une facture conçue et transmise par voie électronique. Il s’agit d’un document dématérialisé comportant nécessairement une base de données réglementaire. Il vous faudra donc une solution complète de logiciel de facturations pour micro-entrepreneur afin d’assurer une gestion efficace de vos factures.

Il faut alors noter qu’il y a une grande différence entre la facturation électronique, les factures papier et les factures numérisées (factures papier scannées). En effet, une facture est considérée comme électronique à partir du moment où elle est :

• authentique : l’e-invoice se doit d’assurer l’identité de son émetteur et ce, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale ;
• intègre : à compter de sa date d’émission, la facture ne doit pas être modifiable, ne doit pouvoir ni être copiée ni supprimée ;
• lisible : il est essentiel que la facture soit créée de façon numérique et puisse être lue aussi bien par un programme informatique que par un humain.

L’e-facture appartient à la famille des factures dématérialisées, exactement comme les documents numérisés ! Cependant, il faut souligner qu’il ne s’agit pas vraiment d’une facture dématérialisée. En effet, pour qu’une facture soit dite électronique, elle doit également pouvoir être archivée et accessible pendant 10 ans.

Les transactions concernées par l’e-invoicing

L’émission d’une facture électronique concerne l’ensemble des transactions d’achat/vente de biens, mais aussi les prestations de services entre des sociétés basées en France et assujetties à la TVA.

Cependant, il existe des opérations qui ne sont pas concernées par l’obligation d’émission ou de réception de factures électroniques. Il s’agit des opérations commerciales avec des particuliers ou des partenaires étrangers. Pour ces dernières, une déclaration doit néanmoins être faite vis-à-vis de l’administration fiscale mentionnant le montant de la transaction, le total de la TVA facturée, etc. À l’inverse de l’e-invoicing, il est question ici du e-reporting (transmission de données de transaction).

Cette opération (l’e-reporting) devient donc indispensable pour :

• Le B2C (vente aux particuliers). Après l’achat d’un article par un particulier dans un commerce de vente en détail par exemple, le commerçant est tenu de transmettre les données de la transaction à l’administration fiscale ; et ce, même s’il n’y a pas émission de facture.
• Le B2B (transaction entre entreprises) : qui concerne précisément la vente intracommunautaire de biens ou de services, les transactions avec une société des Outre-Mer, la vente vers l’international (exportations hors UE), l’achat de biens ou de services chez un fournisseur étranger (en dehors des importations de biens).

Il existe, pour finir, une catégorie de transactions exonérées de TVA et qui sont à la fois épargnées par l’obligation de facturation électronique que par la déclaration auprès de l’administration fiscale. Ce sont entre principalement :

• les transactions pour opérations de santé ou opérations médicales ;
• les prestations d’enseignement ;
• les transactions effectuées par les organismes et les associations à but non lucratif ;
• les transactions de nature bancaire ou financière ainsi que les opérations d’assurance.

Calendrier de dématérialisation progressive : quand les auto-entrepreneurs seront-ils concernés ?

Il convient ici, pour cerner le calendrier de déploiement progressif de cette mesure, de dissocier la date de réception obligatoire des e-factures de celle à laquelle leur émission sera obligatoire. En effet, les auto-entrepreneurs, au même titre que l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, seront en mesure, et ont même l’obligation, de recevoir des factures électroniques à compter du 1^er juillet 2024.

Pour ce qui est de l’émission obligatoire de factures électroniques, elle sera effective pour les entreprises selon le découpage qui suit :

• 2024 bis : les grandes entreprises avec plus de 5 000 salariés et un chiffre d’affaires de plus de 1,5 milliard d’euros devront se mettre à l’e-invoicing.
• 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5 000 employés) sont soumises, à leur tour, à l’obligation de transmission des factures par voie électronique.
• 2026 : la transmission des factures par voie électronique sera rendue obligatoire pour les PME et les TPE (de moins de 250 salariés, un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros et un total bilan annuel de moins de 43 millions d’euros). En d’autres termes, il s’agit du moment à partir duquel (le 1^er janvier 2026), vous devrez en tant qu’auto-entrepreneur, commencer à émettre vos factures de façon électronique.

Facturation électronique : quels sont les objectifs de sa mise en place pour une micro-entreprise ?

Comme mentionné précédemment, les auto-entrepreneurs seront dans l’obligation d’émettre des factures de façon électronique à partir du 1^er janvier 2026. Ils reçoivent déjà leurs factures via un seul portail et les émettront d’ici 3 ans via un portail unique. Et comme pour les autres types de sociétés, la facturation électronique présente de nombreux atouts pour les micro-entreprises. Entre autres, elle :

• Allège la charge administrative afin d’accroître la compétitivité : elle permet aux entreprises de gagner du temps et d’économiser de l’argent en diminuant les coûts alloués à la gestion de la facturation et réduisant les problèmes d’archivage physique.
• Permet d’optimiser la relation administration-entreprise : du côté des entreprises, une collecte simplifiée et bien gérée de la TVA permettrait de mieux entrevoir la gestion administrative. Pour l’administration, la facturation électronique sera le moyen d’être informé en temps réel de l’activité des micro-entreprises.
• Améliore les relations inter-entreprises : suivi et communication, gestion des corrections, relances automatiques, raccourcissement des délais de paiement clients et fournisseurs.
• Limite les tentatives de fraudes et améliore leur détection.
• Réduit le risque d’erreur.
• Assure la conformité réglementaire.
• Optimise la visibilité sur votre activité.
• Simplifie les déclarations de TVA.
• Améliore l’expérience client.
• Permet un stockage efficace des factures.
• Sécurise les opérations commerciales.

Quel est le format d’une facture électronique ?

En fonction de leur nature, les fichiers numériques se présentent sous différents formats (TXT, JPEG, MOV, etc.). Cependant, pour ce qui est de la facturation électronique, 3 types de formats de fichiers sont jugés recevables par l’administration fiscale.

Le format PDF

Assurément le plus connu et le plus utilisé, il est parfaitement lisible par l’humain. Il est simple à émettre et est accessible à tous, même aux auto-entrepreneurs.

Le format XML

Le format XML pour Extensible Markup Language est un format lisible par les machines et qui leur offre la possibilité d’automatiser des informations structurées. Il convient un peu plus aux grandes entreprises au sein desquels les flux de données sont automatisés ou couplés à des API externes (interfaces de programmation).

Le format PDF/A-3

Standard franco-allemand récemment popularisé, il s’agit d’un format qui réunit, au sein d’un même fichier, un format PDF et XML. Le tout sans besoin d’opérer des conversions complexes pour les systèmes informatiques. Ce format est également appelé Factur-X.

Que risque-t-on en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique ?

En termes de sanctions directes, une amende de 15 euros par facture sera infligée aux entreprises ne respectant pas l’obligation de facturation électronique. Pour ce qui est du non-respect du e-reporting, l’amende sera de 250 euros par facture.

Quoi qu’il en soit, les différentes amendes sont infligées dans la limite de 15 000 € par an (soit 1 000 factures pour le non-respect de l’e-invoicing et 60 factures pour le non-respect de l’e-reporting).

Focus sur la mise en œuvre concrète de la réforme

Courant 2024, le gouvernement prévoit un soutien à la mise en place de la facturation électronique. L’objectif sera de simplifier ce passage vers l’e-facture pour les entreprises et notamment pour les micro-entrepreneurs. Cela passera notamment par la réalisation de supports d’accompagnement et d’information, l’installation de dispositifs d’assistance et la mise en place de kits de déploiement.

Par ailleurs, il faut savoir que le dispositif de facturation électronique regroupe l’ensemble des informations sur le portail public de facturation de l’administration fiscale. Alors, pour recevoir et déclarer ses e-factures ou son e-reporting, le micro-entrepreneur a le choix entre deux types de plateformes : une Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le Portail public de facturation (PPF).