Vous rêvez de partager votre expertise en tant que formateur indépendant ? Le statut d’auto-entrepreneur peut être la clé pour concrétiser ce projet professionnel. Alliant flexibilité et simplicité administrative, ce régime séduit de nombreux professionnels de la formation. Cependant, devenir formateur auto-entrepreneur implique de respecter certaines démarches et obligations spécifiques. Dans cet article, nous allons donc vous faire le point sur la liste de vos différentes démarches et obligations en tant que formateur auto-entrepreneur.
Les démarches administratives initiales pour devenir formateur auto-entrepreneur
Après avoir vérifié votre éligibilité au statut de formateur auto-entrepreneur, vous pourrez vous lancer dans les démarches administratives. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre fiche dédiée au métier de formateur en micro-entreprise.
La première étape pour se lancer officiellement consiste à effectuer votre déclaration de début d’activité sur le site du guichet unique géré par l’INPI. Après votre inscription, vous recevrez un numéro SIRET qui officialise la création de votre entreprise. Ce numéro est indispensable pour facturer vos prestations et exercer en toute légalité. Il est également recommandé de souscrire une assurance Responsabilité civile professionnelle pour vous protéger en cas de litige avec vos clients.
Bon à savoir ! Dès votre déclaration, vous relevez du régime micro-social et devez déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement en fonction de votre choix au moment de l’inscription.
La déclaration d’activité auprès de la DREETS
Votre micro-entreprise étant créée, la première des choses à faire sera de déclarer votre activité de formateur auprès de la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, anciennement DIRECCTE). Cette déclaration est obligatoire pour tout formateur dispensant des actions de formation professionnelle continue. Elle doit être effectuée dans un délai de 3 mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation que vous aurez signé.
Cette déclaration peut se faire directement en ligne en remplissant le formulaire Cerfa n° 10782*05 via le service MAF (Mon activité formation). Vous avez également la possibilité de télécharger le formulaire afin de le remplir puis l’envoyer par courrier à la direction générale dont vous dépendez.
Pour effectuer votre déclaration d’activité de formateur auto-entrepreneur auprès de la DREETS, vous aurez besoin de certaines pièces. Il s’agit principalement :
- d’une copie du justificatif d’attribution de votre numéro SIREN ;
- du bulletin n° 3 de votre casier judiciaire ;
- soit d’une copie de la 1ère convention ou du 1er contrat de formation professionnelle, soit d’un bon de commande ou d’une facture établie pour la réalisation de la formation ;
- d’une copie des statuts si vous dispensez des formations par apprentissage.
Ajoutons à cela que, sur demande de l’administration, vous pourriez aussi être amené à fournir sous 15 jours un justificatif de la première action de formation réalisée. Il faudra donner des détails sur la nature de la formation, les participants, les compétences du formateur ou la pertinence de ces compétences au regard de la formation.
Après avoir effectué la déclaration, vous obtiendrez, dans un délai de 30 jours, votre numéro d’enregistrement. Notons que l’obtention de ce numéro est essentielle pour exercer de manière légale. Sans cela, vous ne serez pas en mesure de signer des conventions de formation avec vos clients professionnels ni de recevoir des financements publics ou mutualisés comme ceux du Compte personnel de formation (CPF). Par ailleurs, ce numéro doit figurer sur tous vos documents légaux avec la mention : « Organisme de formation enregistré sous le numéro {votre n° d’enregistrement}. Cet enregistrement ne vaut pas l’agrément de l’État ».
La certification QUALIOPI du formateur auto-entrepreneur
Depuis le 1er janvier 2022, tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut, souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, tels que le CPF, Pôle emploi ou les OPCO, doivent impérativement obtenir la certification QUALIOPI. Cette certification garantit la qualité des processus de formation que vous proposez et assure que votre offre est conforme aux exigences du Référentiel national qualité.
Bon à savoir ! Le Référentiel national qualité unique est composé de 32 indicateurs répartis en 7 critères. Il faut donc bien se préparer à cet audit pour augmenter vos chances d’avoir un organisme de formation qui réponde aux normes !
Pour passer la certification QUALIOPI de formateur auto-entrepreneur, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Choisir un organisme agréé. Vous devez sélectionner un organisme accrédité ou autorisé par le COFRAC pour mener l’audit de certification.
- Préparer l’audit. Vous devrez démontrer que vos formations respectent les critères du référentiel QUALIOPI, tels que la clarté des objectifs pédagogiques, la satisfaction des stagiaires et la gestion des ressources humaines et techniques.
- Passer l’audit initial. L’audit est une évaluation de vos processus de formation. En cas de succès, la certification est délivrée pour une durée de 3 ans, avec un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois.
Pour rappel, sans cette certification, vous ne pouvez pas prétendre aux financements publics. Cependant, vous pourrez dispenser des formations en dehors de ces dispositifs ou en sous-traitance pour des organismes déjà certifiés. Si l’audit se passe bien, vous pourrez alors référencer vos formations sur le site MonCompteFormation.gouv.fr. Vos stagiaires auront ainsi la possibilité de mobiliser leur Compte personnel de formation (CPF) pour financer vos formations.
Bon à savoir ! Si vous ne souhaitez pas obtenir la certification QUALIOPI immédiatement, vous avez la possibilité de travailler en tant que sous-traitant pour des organismes de formation déjà certifiés. Cette option est intéressante pour les formateurs débutants ou ceux qui préfèrent se concentrer sur l’enseignement sans gérer les aspects administratifs liés aux financements publics. Toutefois, les règles encadrant la sous-traitance ont été renforcées pour lutter contre les fraudes au CPF. Depuis avril 2024, de nouvelles obligations s’appliquent aussi bien aux donneurs d’ordre qu’aux sous-traitants, notamment en matière de transparence et de conformité des formations.
Le Bilan pédagogique et financier (BPF) du formateur auto-entrepreneur
Le Bilan pédagogique et financier (BPF) est une obligation annuelle pour tout formateur auto-entrepreneur. Il doit être déposé au plus tard le 30 avril de chaque année et permet aux autorités de contrôler l’activité de formation professionnelle continue sur toute l’étendue du territoire. Même si vous n’exercez qu’à temps partiel ou de manière occasionnelle, cette déclaration est impérative.
Votre BPF doit être composé des éléments suivants :
- le chiffre d’affaires réalisé sur l’année grâce aux formations ;
- le nombre de stagiaires formés et leur situation professionnelle ;
- la nature et les objectifs des formations dispensées ;
- les moyens pédagogiques utilisés et les financements reçus (CPF, OPCO, autofinancement, etc.).
Cette démarche se fait en ligne via le portail officiel dédié aux activités de formation. Si vous n’avez exercé aucune activité de formation au cours de l’année, il vous faudra tout de même renvoyer le BPF avec la mention « néant ». En l’absence de transmission du BPF, votre déclaration d’activité auprès de la DREETS peut être annulée. De ce fait, votre activité de formateur auto-entrepreneur devient illégale.
La rédaction de conventions et contrats de formation
Un autre volet incontournable de l’activité de formateur auto-entrepreneur est la gestion contractuelle. Vous devez systématiquement formaliser votre relation avec vos clients via une convention ou un contrat de formation, selon que vous travaillez avec des professionnels ou des particuliers.
La convention de formation est obligatoire lorsque vous formez des salariés ou intervenez dans le cadre de la formation professionnelle continue. Ce document doit mentionner les détails essentiels de la prestation, tels que :
- l’intitulé de la formation ;
- sa durée, son programme et ses objectifs pédagogiques ;
- le nombre de participants et leurs qualifications préalables ;
- les modalités financières et les moyens pédagogiques mis en place.
Quant au contrat de formation, il s’applique lorsque vous travaillez avec des particuliers. Ce contrat, encadré par le Code du travail, doit être signé avant le début de la formation. Il reprend les informations essentielles telles que :
- la nature et le programme de la formation ;
- les prérequis et les objectifs ;
- le coût et les modalités de paiement ;
- le droit de rétractation de 10 jours pour le stagiaire.
En cas de contrôle, ces documents sont essentiels pour prouver la légalité de votre activité et le respect de vos obligations envers vos clients.
