La numérotation des factures émises par une entreprise, y compris les micro-entreprises, est réglementée par la loi. À cet effet, chaque auto-entrepreneur se doit de mettre en place de bonnes pratiques de gestion de la facturation. En ce qui concerne la numérotation, elle doit se faire sur la base d’un certain nombre de règles bien précises, notamment une séquence chronologique continue et sans rupture. Vous venez d’ouvrir votre micro-entreprise et vous voulez en savoir plus sur la numérotation des factures auto-entrepreneur ? MicroDesk vous fait le point dans la suite de cet article.
L’importance de la numérotation des factures auto-entrepreneur
Même si le régime de la micro-entreprise bénéficie de nombreux allègements, l’auto-entrepreneur doit respecter certaines obligations pour être en règle vis-à-vis de l’administration. C’est notamment le cas de la facturation (des ventes et autres prestations de services) qui doit répondre à de nombreuses règles, dont celles de la numérotation.
La numérotation des factures concerne toutes les entreprises ! À ce titre, elle est régie par le Code du commerce et le Code général des impôts (CGI). Mais à quoi sert-elle réellement ? Pour commencer, la numérotation des factures auto-entrepreneur permet à l’administration fiscale de vérifier que tout est bel et bien en ordre. Elle est également très importante pour la micro-entreprise et ses clients.
Pour l’auto-entrepreneur, la numérotation lui permet d’avoir toutes ses factures dans un ordre donné. Il pourra ainsi mieux organiser sa comptabilité pour s’y retrouver facilement, en cas de besoin. N’oubliez pas que vous avez l’obligation de conserver toutes vos factures pendant 10 années.
Du côté du client, surtout s’il s’agit d’une entreprise, la numérotation permet de référencer convenablement les factures reçues dans leur système de comptabilité. La comptabilité est ainsi en mesure de suivre facilement tous les paiements de l’entreprise.
Numérotation des factures auto-entrepreneur : quelles sont les règles ?
Comme nous avons déjà eu à l’indiquer, la numérotation des factures est régie par le Code du commerce et le Code général des impôts ; plus précisément, l’article 242 nonies A de l’annexe II du CGI. Ainsi, pour être en règle vis-à-vis de l’administration, chacune de vos factures auto-entrepreneur doit :
- avoir un numéro unique (deux différentes factures ne peuvent pas avoir le même numéro) ;
- être numérotée sur la base d’une séquence chronologique, c’est-à-dire des numéros qui se suivent dans le temps (Par exemple : 01, 02, 03, etc.) ;
- être numérotée de façon continue : il ne doit pas y avoir de trou, car l’administration pourrait penser que vous essayez de dissimuler une facture.
Bien numéroter ses factures d’auto-entrepreneur
En dehors des règles ci-dessus, il faut noter qu’il n’y a pas vraiment d’obligation en termes de format de numérotation des factures auto-entrepreneur. Chaque professionnel est libre de choisir le format qui lui paraît le plus logique et le plus productif pour le classement et l’archivage de ses factures. Voici les formats les plus courants.
La numérotation simple
L’une des techniques de numérotation des factures auto-entrepreneur les plus simples consiste à utiliser les chiffres en commençant tout simplement par 1. Vous aurez donc une numérotation de type 1, 2, 3, 4, 5, etc.
Notons que vous n’êtes pas tenu de commencer obligatoirement par le numéro 1. Si vous ne souhaitez pas montrer à vos clients que vous réalisez vos premières facturations, vous pouvez commencer par le chiffre 10 par exemple. Cependant, nous avions déjà eu à le noter, en cas de trous dans votre facturation, l’administration pourrait penser que vous essayez de cacher des factures.
Notons aussi que cette technique de numérotation peut s’avérer complexe sur le long terme pour la gestion de votre comptabilité d’auto-entrepreneur, puisqu’il n’y a pas vraiment de repère temporel.
L’utilisation d’un préfixe temporel
L’autre technique de numérotation des factures auto-entrepreneur très courante consiste à utiliser un préfixe temporel. Ainsi, vous pourrez commencer la numérotation de chacune de vos factures par :
- l’année en cours suivie du numéro de la facture (par exemple : Facture n° 2023-1 puis Facture n° 2023-2, Facture n° 2023-3, etc.) ;
- l’année en cours suivie du mois de facturation et du numéro de la facture (par exemple : Facture n° 2023-05-1 puis Facture n° 2023-05-2, Facture n° 2023-05-3, etc.).
Bon à savoir !
Si vous optez pour la numérotation de type « Année-Mois-Numéro de facture », il est préférable de le partir de 0 à chaque début de mois. Cela permet de respecter la règle de numérotation continue exigée par le Code du commerce et le CGI. Ajoutons à cela qu’il n’est pas possible d’indiquer uniquement le mois dans un numéro de facture pour ce système. Vous devez veiller à toujours insérer l’année de facturation.
Notez aussi qu’il n’est pas possible d’indiquer uniquement le mois dans le numéro de vos factures. L’année doit obligatoirement apparaître.
Automatiser la numérotation avec un logiciel de facturation
Pour vous simplifier la tâche dans la numérotation des factures auto-entrepreneurs, vous pouvez utiliser une solution comme le logiciel de gestion pour les micro-entreprises MicroDesk. Il s’agit d’une solution pensée pour répondre aux besoins réels et concrets de l’auto-entrepreneur ! En quelques minutes, chacun peut créer et paramétrer son compte, rédiger sa première facture et l’envoyer à un client !
Avec un logiciel de gestion, tout ce que vous avez à faire, c’est de choisir un format de numérotation de facture et il se chargera de l’appliquer dans l’ordre à chacune de vos factures.
Quelles sanctions en cas de non-respect des règles de numérotation ?
Vous le savez désormais, la numérotation des factures auto-entrepreneur fait partie des principales obligations à respecter en termes de facturation. Elle permet entre autres à l’administration d’identifier plus facilement d’éventuelles fraudes. À cet effet, tout un manquement à la réglementation entraînera des sanctions.
Il faut savoir que toute numérotation ou information inexacte sur votre facture d’auto-entrepreneur peut entraîner une amende de 15 euros. Cependant, le montant de l’amende ne peut pas excéder le quart du montant de la facture.
De plus, en cas d’absence de numérotation, l’auto-entrepreneur s’expose à une amende de 50 % du montant de la facture concernée. Toutefois, il est possible de réduire l’amende à 5 % du montant de la facture en apportant la preuve de la régularisation de la facture.
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