Les auto entrepreneurs doivent établir des factures pour les clients particuliers ou professionnels dès lors qu’il y a eu une prestation de service ou la vente d’un bien.
Laissez-vous guider pour la rédaction de vos factures, leur enregistrement, leurs modifications …
Quelles sont les règles pour les factures des auto-entrepreneurs
La facture est-elle obligatoire pour une micro entreprise?
Quels sont les risques encourus?
Oui ! La facture est un document comptable et juridique obligatoire. C’est la preuve d’une vente ou d’une prestation de services réalisée par l’auto-entrepreneur. Lors d’un contrôle fiscal, vous devrez être capable de présenter au contrôleur toutes les factures.
L’émission d’une facture est donc une obligation légale pour l’auto entrepreneur :
- indispensable pour toutes les prestations effectuées pour des clients professionnels
- au delà de 25€ TTC pour toutes prestations auprès de clients particuliers .
Toutefois, elle est obligatoire même en dessous de 25€ TTC si celui-ci vous en fait la demande. - obligatoire si vous effectuez une vente par correspondance.
Dans le cas où vous présenteriez un défaut de facturation, les conséquences financières peuvent être très lourdes.
Vous feriez face potentiellement à 2 types d’amendes :
- une amende administrative dont le montant peut varier entre 375 000€ et 750 000€. Ce dernier est le montant maximum si vous êtes récidiviste dans les 2 ans après une première sanction,
- une amende fiscale de 50% du montant de la transaction concernée par le défaut de facture. A noter que le client est alors solidaire du paiement de cette amende.
Dans le cas d’un oubli d’une des mentions légales mentionnées dans le prochain paragraphe, vous seriez redevable d’une amende de 15€ par facture. MAIS, le montant de l’amende ne pourra pas être supérieur à 1/4 du montant dû. Donc vous l’aurez compris, pour toutes les factures dont le montant total est en dessous de 60 euros, le montant de l’amende sera inférieur à 15€ pour chacune.
Les mentions obligatoires sur une facture auto entrepreneur
Il existe plusieurs mentions obligatoires qui doivent apparaitre dans les différentes zones.
Nous les détaillons ici pour vous :
1- Les informations professionnelles
- Votre nom
- Adresse
- N° de SIRET
- Numéro RCS (si vous êtes un commerçant) ou numéro RM (si vous êtes artisan)
Retrouvez les informations détaillées sur le RCS ou RM dans notre article …
2- Votre client
- Son nom
- Son adresse
- si votre client est un professionnel, vous devez indiquer la forme juridique de son entreprise
3- Le numéro de facturation
La date de la facture ainsi que son numéro sont à mentionner.
Pour en savoir plus : la numérotation de la facture.
4- La nature de la prestation
Vous devez indiquer une description des produits vendus ou des prestations de services réalisées. Ainsi que la quantité avec le prix unitaire et le prix total HT avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », la date de règlement, la date d’exécution de la vente ou de la prestation de service réalisée,
Si vous effectuez une remise elle doit apparaitre. Si la remise est sur l’ensemble de la prestation alors celle-ci doit apparaitre avant le total HT.
Cette zone doit aussi mentionner les taux des pénalités encourus en cas de non paiement et la date à partir de laquelle elles seront appliquées. Il existe pour les clients professionnels un montant forfaitaire fixé par décret dans l’article D 441-5 du code du commerce.
La phrase a mentionné serait donc : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40 €, article D.441-5 du Code de commerce”
C’est aussi l’endroit où l’escompte doit apparaitre en cas de paiement anticipé. Si vous ne prévoyez pas d’escompte, alors indiquez « Néant » .
5- La date d’échéance
Il s’agit de la date butoir à laquelle la facture est due.
6- L’assurance professionnelle
Pour les assurances professionnelles obligatoires ( voir inscription auto entrepreneur) : la décennale pour les artisans du bâtiment ou la responsabilité civile professionnelle pour tous les auto entrepreneurs. La facture doit comporter le nom de l’assureur, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Transmission de la facture pour un auto-entrepreneur
Comme tous les entrepreneurs, les micro-entrepreneurs sont soumis aux mêmes délais : vous devez transmettre la facture à votre client au plus tard le jour de l’exécution de la prestation ou de la livraison du bien acheté.
Toutefois, un délai de 15 jours est accordé par principe.
Vous devrez en prévoir 2 exemplaires : 1 pour votre client et 1 pour vous afin de pouvoir justifier de votre chiffre d’affaires.
Vous pouvez les établir et les envoyer par mail au format PDF. Les factures électroniques sont désormais acceptées sans être obligé de demander l’accord du client. En effet, d’un point de vue légal au 1er Janvier 2020, la facture électronique est même devenue obligatoire même pour les micro entrepreneurs suite à la loi Macron du 6 août 2015. Toutefois une tolérance s’applique notamment pour vos clients particuliers.
Attention quand en plus vous êtes assujetti à la TVA, il est d’autant plus important de bien garder un exemplaire de chacune de vos factures
Bon à savoir
- Si vous effectuez une vente en dessous de 25€ TTC à un client particulier et que vous n’éditez pas de facture, comme la loi vous le permet, le montant de la vente devra toutefois apparaitre dans le livre de vos recettes.
- Si vous dépassez le seuil de franchise de TVA, n’oubliez pas de mentionner le taux appliqué, les montants HT et TTC sur votre facture. Vous devrez aussi supprimer la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », et indiquer votre numéro de TVA intracommunautaire.
Pour plus d’informations, lisez notre article : Auto entrepreneur : la TVA.
Comment bien rédiger sa facture auto entrepreneur?
Le numéro de facture
La numérotation que vous allez choisir est importante et doit suivre quelques règles simples :le numéro est UNIQUE. Il n’existe jamais 2 factures avec le même numéro.la numérotation doit être logique et effectuée dans un ordre chronologique continu.
Vous pouvez soit les numéroter simplement (1, 2, 3, 4…) soit ajouter un préfixe comme l’année qui changera donc chaque année et vous permettra certainement une visualisation et un archivage plus simple (2020-01,2020-02…).
Le modèle de facture pour les auto entrepreneurs
Il existe de nombreux modèles sous différentes formes.
MicroDesk vous propose deux solutions pour vous accompagner au mieux et vous faire gagner du temps :
- téléchargez notre modèle de facture gratuit et simplifiez vous la vie ! Toutes les mentions obligatoires sont présentes,
- testez notre logiciel gratuitement pendant 14 jours et soyez séduit par son efficacité.
Vous y retrouverez bien entendu les modèles de facture et la possibilité de personnaliser celles-ci à votre image en insérant votre logo. Mais vous découvrirez aussi toutes les fonctionnalités de ce logiciel développé pour les auto-entrepreneurs.
Profitez de 14 jours gratuits pour tester notre logiciel!
C’est sans carte et sans engagement !
Le livre des recettes
Comme nous l’avons évoqué dans notre article sur la gestion des micro entreprises, la comptabilité des auto entrepreneurs est simplifiée. Vous devez tenir un livre des recettes. Dans ce livre, vous devrez faire apparaitre les montants encaissés et le numéro des pièces justificatives.
Donc pour chaque montant correspondra un numéro de facture. Ce numéro sera donc le même que sur la facture remise au client et l’exemplaire que vous conservez.
Le logiciel développé par MicroDesk peut vous permettre de ne pas vous soucier de cette partie !
En effet, le logiciel MicroDesk gère automatiquement vos livres comptables dès lors que votre facture a été éditée. Le paiement effectué et renseigné, vous retrouverez celle-ci automatiquement dans votre livre des recettes. Le logiciel conserve aussi votre exemplaire . En cas de contrôle, vous pourrez ainsi présenter toutes les pièces justificatives en un clic !
Vous pouvez conserver vos factures 10 ans comme légalement demandé sans que vos archives ne prennent trop de place dans votre bureau.
Comment modifier ou annuler une facture quand on est auto-entrepreneur ?
S’il est possible de faire des modifications ou une annulation, il n’est absolument pas possible de simplement détruire une facture ou de l’effacer . Votre livre de recettes ne doit comporter aucun « trou » dans la chronologie.
La rectification ou l’annulation de votre facture peut se faire différemment suivant le moment où elle intervient.
- elle est émise mais pas encore envoyée au client
Vous pouvez alors effectuer des changements sous le même numéro de facture. - elle est déjà transmise au client mais pas encore réglée
Vous pouvez en envoyer une nouvelle avec un nouveau numéro faisant référence au document initial - elle est déjà réglée.
il faudra alors en faire 2 nouvelles : une avec un montant négatif (avoir) qui annule celle erronée. Puis une deuxième correcte et faisant référence à celle d’origine.
Retrouvez notre vidéo dédiée aux factures pour les auto-entrepreneurs
Le débours : une astuce comptable avantageuse pour les factures auto entrepreneurs
L’auto entrepreneur est imposé sur son chiffre d’affaires pas sur son bénéfice.
Vous l’aurez donc compris, il n’est pas intéressant pour vous d’acheter et de revendre à votre client. Votre marge serait minime.
De plus, avec le débours vous n’endossez pas la responsabilité sur le matériel.
Il peut donc être intéressant d’acheter au nom de votre client si celui-ci y est favorable.
Le principe du débours ne peut être appliqué que dans le cas d’un client particulier. En effet, dans le cas d’un client professionnel, comme en tant qu’auto entrepreneur en dessous de certains seuils vous ne pouvez pas récupérer de TVA. Votre client professionnel ne pourra donc pas la récupérer non plus si vous achetez pour lui.
Quelques étapes simples sont à respecter :l’achat que vous faites est réalisé au nom du client et pour lui donc c’est le nom du client qui figurera sur la facture du matériel,vous réglez cet achat,vous remettez la facture au client,le client vous rembourse.
Pour éviter toute suspicion, nous vous conseillons de conserver une copie de la facture du matériel au nom du client.
Toutes les opérations de débours n’entrent pas dans le calcul du chiffre d’affaires. Vous ne serez donc pas taxé dessus.
Vos clients particuliers sont aussi de fait assurés qu’ils ont eu le produit au meilleur prix et peuvent bénéficier du SAV, garantie etc sur le matériel, de manière classique.
Retrouvez tous les détails sur les frais professionnels et aussi le débours.
Vos questions, Nos réponses
Combien de temps doit-on conserver une facture ?
Le délai de conservation de vos factures clients en tant qu’auto entrepreneur est de 10 ans.
Peut-on facturer sans numéro de SIRET ?
Si vous n’avez pas encore reçu le courrier de l’INSEE avec votre SIRET, indiquez la mention – SIRET en cours d’attribution – sur votre facture.
Comment faire une facture avec acompte?
Pour pouvoir demander un acompte, il vous faut établir une facture d’acompte qui sera comme la version classique. Vous devrez la mettre à la date de l’acompte et vous ne serez par contre pas dans l’obligation de détailler la prestation. Vous reprendrez le numéro de cette dernière et son montant sur la facture principale en déduisant le montant déjà payé.
Comment facturer des services répétitifs?
L’auto entrepreneur peut choisir, avec l’accord écrit du client, d’établir une facture mensuelle pour des prestations répétées dans le mois.
Cette facturation globale permettra de simplifier la comptabilité. Exemple : prestation de service intervenant plusieurs fois par semaine dans le même mois comme la tonte du jardin tous les lundis et jeudis. La facture mentionnera : 4 (4 semaines) x 2 tontes = 8 tontes de jardin réalisées au prix unitaire de 50 euros. La facture mensuelle sera donc détaillée et d’un total de 400 euros.
Comment annuler une facture ?
Ne la détruisez surtout pas !
Pour annuler une facture comptablement, il faut établir un avoir du même montant. Il suffit donc d’éditer une facture négative.
Puis-je faire du débours ?
En tant qu’auto entrepreneur je peux faire du débours seulement avec mes clients particuliers. Il n’est pas intéressant de le faire pour un client professionnel car celui-ci ne pourra pas récupérer la TVA.
Retrouvez tous les détails dans notre article.
Les CGV sont elles obligatoires ?
Si vous vendez des services ou des biens à des particuliers, même en tant qu’auto entrepreneur, vous êtes dans l’obligation de tenir vos CGV (Conditions Générales de Vente) à leur disposition. Si vous exercez auprès de professionnels, vous devrez pouvoir fournir à celui-ci vos CGV sur simple demande de sa part.
CGV/CGU quelle différence?
Les CGV sont les conditions générales de vente et donc comme son nom l’indique elles concernent les conditions que vous appliquez à la vente de vos services ou vos biens.
Les CGU sont les conditions générales d’utilisation et elles sont nécessaires dans le cas où vous exercez votre activité professionnelle d’auto entrepreneur via un site internet marchand ou pas.
Dès lors que vous collectez des données personnelles d’utilisateurs ou que vous vendez par internet, les CGU seront obligatoires.
