L’extrait Kbis est un document qui atteste l’existence légale d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). On le qualifie souvent de “carte d’identité” des entreprises commerciales. C’est la raison pour laquelle il doit être fourni pour certaines démarches, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. Mais les auto-entrepreneurs sont-ils aussi concernés et doivent-ils fournir un extrait Kbis ? Explications.
Extrait K, Kbis, RNE : quel document en micro-entreprise ?
Selon la forme juridique d’une entreprise et l’activité exercée, elle aura besoin d’un extrait K, Kbis ou RNE.
L’extrait Kbis, pour les sociétés commerciales
L’extrait Kbis, comme indiqué en début d’article, c’est en quelque sorte la carte d’identité officielle des sociétés immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il concerne donc les SAS, SARL, SA, EURL… ; des structures avec personnalité morale.
Ce document est délivré par le greffe du tribunal de commerce et prouve l’existence juridique de l’entreprise. On y trouve toutes ses informations clés, à savoir : la dénomination sociale, l’adresse du siège, l’identité du dirigeant, l’activité, etc.
Qu’en est-il alors des auto-entrepreneurs ?
L’extrait K pour les auto-entrepreneurs
Quand on est auto-entrepreneur, on exerce en son nom propre, en tant que personne physique. Donc pas de personnalité morale, pas de société… et pas de Kbis à proprement parler.
À la place, on peut obtenir un extrait K, une version simplifiée du Kbis, également issue du RCS. Ce document s’adresse aux entrepreneurs individuels qui exercent une activité commerciale, dont les auto-entrepreneurs. Il contient les mêmes types d’infos (numéro SIREN, activité, adresse, etc.), mais il est propre à l’entrepreneur individuel.
Et si vous n’exercez pas une activité commerciale (mais plutôt artisanale ou une profession libérale), vous n’avez ni K, ni Kbis, mais un tout autre justificatif.
Le RNE, nouveau registre unique
Depuis janvier 2023, toutes les entreprises (les micro-entreprises aussi) sont immatriculées dans un seul registre centralisé : le Registre national des entreprises (RNE). Ce nouveau registre remplace les anciens RCS, RM (registre des métiers), etc.
Concrètement, cela veut dire que vous disposez d’une fiche d’entreprise consultable en ligne (sur INPI.fr), qui fait foi. Cette fiche peut être téléchargée gratuitement et utilisée dans de nombreuses démarches à la place du Kbis ou de l’extrait K.
À quoi sert l’extrait K ou Kbis ?
Comme nous venons de le voir, l’extrait K est la preuve que votre micro-entreprise commerciale est bien immatriculée. C’est un document dans lequel on trouvera :
- votre identité et vos coordonnées ;
- la forme juridique de votre entreprise ;
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de domiciliation de l’entreprise ;
- la date de création ;
- la nature de l’activité ;
- le code APE (ou code NAF).
Ajoutons à cela que si votre activité est réglementée, l’extrait K mentionnera également les références des diplômes, certifications ou agréments nécessaires.
Ainsi, l’extrait K ou Kbis peut être demandé, par exemple, pour ouvrir un compte bancaire professionnel. En effet, certaines banques, surtout les banques classiques, peuvent l’exiger. Même si ce n’est pas une obligation légale, cela fait partie des documents souvent demandés, notamment pour les activités commerciales ou artisanales.
Il arrive aussi qu’un client, un fournisseur ou un prestataire vous demande un Kbis avant de signer un contrat ou de commencer une collaboration. Ce n’est pas rare, particulièrement dans les secteurs B2B, l’événementiel, l’import/export ou la vente de prestations à des entreprises ou des collectivités.
L’objectif ? Vérifier que votre entreprise est bien déclarée et conforme. Encore une fois, si vous n’avez pas d’extrait K/Kbis, il faudra expliquer votre statut ou présenter un document équivalent.
Qu’est-ce qui a changé récemment ?
Si vous avez cherché des infos sur le Kbis en tant que micro-entrepreneur, vous avez peut-être trouvé des réponses contradictoires. C’est normal. Car depuis quelques années, la réglementation a évolué et certaines pratiques ont été largement simplifiées.
Déjà, il faut savoir que depuis janvier 2023, l’immatriculation des entreprises individuelles ne passe plus par une multitude de registres (RCS pour les commerçants, RM pour les artisans, etc.). Tout est désormais centralisé dans un registre unique : le Registre national des entreprises (RNE).
Ce nouveau registre vise à :
- simplifier les démarches administratives ;
- centraliser l’information sur toutes les formes d’activités ;
- et permettre une meilleure lisibilité pour les tiers (clients, administrations…).
Grâce au RNE, le certificat d’inscription devient un justificatif officiel, que vous pouvez télécharger gratuitement sur le site de l’INPI. Et dans bien des cas, ce document suffit en lieu et place d’un Kbis.
Autre évolution importante, depuis plusieurs années, l’administration a lancé un chantier de dématérialisation et de simplification des justificatifs demandés. Ainsi, pour plus de 55 démarches (marchés publics, demandes d’aides, inscriptions, autorisations…), il n’est plus obligatoire de fournir un extrait Kbis. Les services de l’État peuvent aujourd’hui consulter directement votre immatriculation via des plateformes internes ou vous demander simplement votre numéro SIREN. On ne vous demandera donc plus systématiquement ce document dans les procédures officielles.
Enfin, dans le cadre de cette modernisation, une plateforme appelée MonIdenum a été créée. Elle vous permet :
- de consulter et télécharger votre extrait K (si vous êtes commerçant) ;
- d’accéder à vos informations d’immatriculation à jour ;
- de gérer vos documents officiels de manière autonome.
C’est rapide, gratuit et accessible 24h/24.
