Simple et avantageux à bien des égards, le régime de la micro-entreprise requiert néanmoins quelques connaissances de base en matière de gestion et de comptabilité. Aujourd’hui, nous parlerons donc encore de la facturation, plus précisément des subtilités entre différentes factures. Vous ne le saviez peut-être pas, mais il existe plusieurs types de factures et en fonction de votre activité, vous pourriez être amené à utiliser certaines d’entre elles.
Dans cet article, nous allons donc passer en revue les principaux types de factures qu’un auto-entrepreneur est susceptible d’utiliser et les situations dans lesquelles elles doivent être utilisées.
Les différents types de factures utilisées en micro-entreprise
La facturation, dans le cadre d’une activité professionnelle, ne se limite pas à un unique modèle de document. Selon la nature de la transaction, du client, ou des spécificités de la prestation, différents types de factures peuvent être émis. En micro-entreprise, on distingue 4 principaux types de factures que vous pourriez être amenés à émettre.
Les factures classiques
La facture classique, encore appelée facture de vente, est le document de base utilisé pour attester d’une vente de biens ou d’une prestation de services. Elle doit comporter toutes les mentions obligatoires que l’on doit retrouver sur une facture professionnelle.
L’auto-entrepreneur est susceptible de recevoir ce type de facture de la part de ces fournisseurs, mais également d’en émettre. Pour rappel, vous êtes tenu de facturer toutes vos transactions avec des clients professionnels (B2B ou Business to Business) et une grande partie de transactions avec des particuliers (B2C ou Business to Consumer).
Les factures d’acompte
Lorsqu’un paiement partiel est effectué avant la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation de service, une facture d’acompte est émise. Ce document confirme alors le versement initial et spécifie le montant versé ainsi que les conditions de paiement du solde. La facture d’acompte permet ainsi de sécuriser les transactions en engageant les deux parties.
On utilise généralement les factures d’acompte dans les cas où l’investissement initial est important à faire ou bien lorsqu’un projet s’étale sur une longue durée. Elle est donc très importante pour l’auto-entrepreneur qui est ainsi assuré d’être payée pour la prestation à réaliser. Elle permet également au professionnel de soulager sa trésorerie, au cas où il devait avancer des frais pour acheter du matériel par exemple.
Notons cependant que pour pouvoir être exigé, l’acompte doit être déjà précisé dans le devis accepté et signé par le client.
Les factures de solde
La facture de solde, encore appelée facture de clôture ou facture définitive, est émise à la fin d’une prestation ou livraison de produits s’étalant sur une période donnée. Elle permet de facturer le solde restant une fois que toutes les factures d’acompte ont été émises au cours de la période. Cela signifie qu’elle doit être émise à la fin de la prestation ou après livraison complète.
Les factures d’avoir
La facture d’avoir est un document qui permet de constater et régulariser un avoir, c’est-à-dire une somme due par l’auto-entrepreneur à son client.
Elle peut être émise dans différentes situations :
- en cas de remise commerciale accordée a posteriori sur une vente ;
- pour signaler la réception d’un retour de marchandises non conformes ou défectueuses ;
- si une erreur a été commise au détriment du client sur une facture déjà réglée ;
- en cas d’annulation totale ou partielle d’une commande après facturation.
La facture d’avoir vient donc annuler ou réduire le montant d’une facture déjà émise précédemment. Les informations à faire apparaître sur une facture d’avoir sont les suivantes :
- la référence à la facture initiale concernée ;
- le motif détaillé de l’avoir ;
- le montant HT de la réduction ou du remboursement dû ;
- le montant TTC de l’avoir à déduire ou à rembourser.
Notons également que la facture d’avoir doit être intitulée « Facture d’avoir » et pas juste « AVOIR ». De plus, sa numérotation doit faire suite aux factures classiques déjà émises.
Plus de détails sur la numération des factures émises par un auto-entrepreneur dans cet article.
Qu’en est-il de la facture pro forma ?
Le terme « pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». La facture pro forma est donc une facture émise, en quelque sorte, pour la forme, à des fins purement informatives pour le client. C’est ce qu’on pourrait qualifier de facture « exemple », un brouillon de la facture finale.
Elle permet à l’auto-entrepreneur de fournir à son client les informations relatives à la vente ou à la prestation de service réalisée avant l’émission d’une facture définitive. On peut donc la considérer comme un devis amélioré contenant toutes les données commerciales et légales nécessaires afin de les communiquer au client.
La principale différence entre la facture pro forma et les autres types de factures réside dans le fait qu’elle n’a pas de valeur comptable. C’est un document purement informatif. De même, sa numérotation ne se fait pas de la même manière que les factures classiques. Mais attention ! Pour être considéré comme un pro forma, une facture doit avoir la mention « Facture pro forma ».
