Vous venez de vous inscrire en tant qu’auto entrepreneur et vous n’avez peut être jamais fait de devis auparavant. Sachez que c’est un document qui n’est pas tout le temps obligatoire. Mais il permet d’établir une estimation de votre prestation de service ou du produit que vous vendez. Retrouvez tous nos conseils, les mentions obligatoires, les modèles … dans notre article.
Pourquoi faire un devis ?
Quand peut-il être obligatoire?
Si la facture est un document que l’auto entrepreneur doit obligatoirement fournir, ce n’est pas le cas du devis.
Toutefois, dans certains cas, vous serez tenus de faire un devis :
- si votre client particulier vous le demande : lire l’ Article R11-3 du code de la consommation
- si le montant de votre prestation est > à 150 €,
- si vous effectuez une prestation de travaux : installation, réparation, peinture, entretien…
- si vous réalisez une prestation de déménagement,
- si vous effectuez une prestation récurrente : montant > 100 €/mois
- si vous effectuez des prestations de services à la personne : montant >100 €
A quoi sert-il?
Obligatoire ou pas, nous vous conseillons d’en établir un avant toutes les prestations.
Lorsqu’il est signé, ce document fait office de contrat. Il vous apportera donc bien des avantages :
- en terme d’image : vous enverrez une image professionnelle et de confiance à votre client, Nature de votre prestation, coût du service et détails sur la compréhension de tous les éléments de votre intervention, ce document assure une totale compréhension de votre intervention.
- en terme de sécurité : un devis signé étant un contrat, il établit les obligations de chacun et donc pour vous il vous sécurise contre toute contestation de votre facture.
Si votre prestation rend difficile la fixation d’un prix fixe sachez que vous pouvez faire une estimation en donnant les détails de vos calculs. En effet, l’article L.112-3 du Code de la consommation souligne que le professionnel doit tenir informer les clients des prix pratiqués en les affichant notamment mais que lorsque celui-ci ne peut-être raisonnablement calculé, il peut fournir le mode de calcul du prix.
Bon à savoir
Faire un devis pour un auto entrepreneur est gratuit. Il existe cependant des cas où vous pouvez facturer la réalisation de celui-ci mais vous devrez en informer votre client avant :
- si vous devez vous déplacer sur les lieux
- si pour le réaliser vous devez effectuer une étude approfondie (démontage, étude de sols par exemple)
- si il est d’usage dans votre profession de les facturer.
Quelles sont les différentes mentions obligatoires pour le devis auto-entrepreneur ?
Les mentions obligatoires communes avec la facture
Vous pouvez reprendre un certain nombre de mentions qui devront apparaitre sur votre facture.
Votre document doit comporter :
1- la nature du document ici : « Devis » , la date de l’émission et le numéro du devis,
2- vos informations professionnelles (le nom et l’adresse de votre entreprise, SIRET …) sans oublier les assurances obligatoires en bas de page ,
3- les informations de l’acheteur (le nom, l’adresse),
4- la description des prestations (nature, quantité, prix unitaire, date de livraison…), le prix des prestations complémentaires (matériel, main d’œuvre …)
5- les moyens de paiement acceptés (chèque, virement, espèces…) et les modalités de paiement (délai de paiement) : » Devis gratuit et valable xxx jours à compter de son émission. Versement d’un acompte de xx€ avant le … »
Les mentions supplémentaires à ne pas oublier
2 mentions supplémentaires sont à ajouter pour faire de votre document un contrat qui vous liera avec votre client :
- la durée de validité de votre offre
Une durée de validité de votre offre est importante : les prix des matières premières peuvent fluctuer, votre activité peut avoir une saisonnalité importante et vous pourriez ne plus pouvoir réaliser la prestation dans les mêmes délais… Mettre une durée de validité c’est protéger votre activité et votre chiffre d’affaires. - Bon pour accord et signature
Les deux parties doivent mentionner Bon pour accord en manuscrit avec la date et leur signature…
Retrouvez ces deux mentions entourées en orange sur le document ci-après.
Comment bien rédiger votre devis ?
La numérotation
Contrairement à la facturation, la numérotation n’est pas obligatoire sur le devis auto entrepreneur. Nous ne pouvons une nouvelle fois que vous la recommander.
Vous pouvez comme pour les factures mettre en place une numérotation unique ce qui vous permettra de vous y retrouver plus facilement.
Vous pourrez reprendre ces numéros sur vos factures en mentionnant « selon Devis n°xxx » .
Pour l’annuler, inutile d’effacer un devis ! Il peut être simplement archivé s’il n’est pas signé.
Attention : les numéros de devis et factures n’ont pas forcément de correspondance . Une facture peut être en effet établie sans document préalable.
Le devis micro entrepreneur avec ou sans TVA ? HT ou TTC ?
Si en tant que micro entrepreneur vous avez dépassé le seuil de franchise et que vous êtes assujettis à la TVA sachez que vos devis pour les clients particuliers doivent obligatoirement faire figurer le montant TTC. Pensez aussi à faire apparaitre le taux de TVA que vous appliquez ainsi que votre numéro unique de TVA intracommunautaire.
Si vous n’êtes pas assujettis à la TVA alors pour vos clients particuliers votre document sera HT mais il sera précisé la même mention légale que sur vos factures : “TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”.
Par contre, pour vos clients professionnels vos devis auto entrepreneurs peuvent être H.T.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la TVA , lisez notre article :Auto entrepreneur : la TVA
Les modèles gratuits de devis auto entrepreneur
Il existe de nombreux modèles sous différentes formes.
MicroDesk vous propose deux solutions pour vous accompagner au mieux et vous faire gagner du temps :
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Vous y retrouverez bien entendu les modèles que vous pourrez personnaliser à votre image en insérant par exemple votre logo. Mais vous découvrirez aussi toutes les fonctionnalités de ce logiciel développé pour les auto entrepreneurs.
Découvrez plus en détails notre logiciel en parcourant la partie qu’il lui est consacrée : Logiciel MicroDesk
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Bon à savoir
Le chiffrage de votre devis doit être fait avec la plus grande attention car dès lors que celui-ci sera signé par les deux parties, vous serez engagé auprès de votre client.
Vos questions, Nos réponses
Je suis auto entrepreneur : dois-je conserver mes devis ?
La réponse est OUI. Vous devez les conserver pour une période de 5 ans (pour rappel : 10 ans pour une facture).
Peut-on découper une prestation en plusieurs devis ?
Si votre prestation se déroule sur plusieurs mois et avec des montants conséquents, il est fortement conseillé de diviser celle-ci en plusieurs étapes en effectuant devis et facture pour chacune. Vous aurez ainsi un revenu récurrent.
Comment modifier un devis auto entrepreneur ?
Celui-ci n’est pas une facture et peut donc tant qu’il n’est pas signé ‘Bon pour accord’ être modifié autant de fois que nécessaire. Inutile de créer un nouveau numéro. Il suffit de modifier le document existant en gardant toujours le même numéro jusqu’à sa validation.
Comment anticiper les retards de paiement ?
Afin de limiter les risques, il vous est conseillé de bien notifier sur le devis vos conditions de paiement : date, type, pénalités de retard…
