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LES NOTES DE DÉBOURS

Quelle que soit votre activité, vous pouvez être amené à avancer des dépenses pour vos clients.

Pour vous faire rembourser ces frais, plutôt que de les intégrer dans vos factures, vous pouvez opter pour la note de débours. Quelle est la différence ? La note de débours n’est pas comptabilisée dans votre chiffre d’affaires !

Quelles sont les règles à respecter ?

  • Signer un accord écrit avec votre client qui stipule précisément la demande d’effectuer une dépense ainsi que le budget alloué à cette dépense. Ce document vous permettra de vous protéger en cas de litige
  • Il est impossible de marger sur une note de débours. La somme que vous remboursera votre client sera égale au centime près au montant que vous avez avancé.
  • Les factures concernées par la note de débours doivent impérativement être établies au nom de la personne/société pour laquelle vous avez effectué les achats.
  • Tous les justificatifs doivent être conservés. Vous devrez les donner à votre client pour prouver la somme due
  • Vous devrez indiquer la somme due au titre du débours dans votre registre de recettes. La mention « Débours » devra apparaître à coté de votre ligne de recette. Pensez à garder des copies de tous les justificatifs afin de pouvoir justifier la somme en cas de contrôle.
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Attention

Les notes de débours ne peuvent s’appliquer pour des coûts d’achat (des frais qui sont engagés pour l’activité normale de l’entreprise) ou des remboursements de frais (frais que vous engagez pour réaliser votre prestation).